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지난 글에서는 구글시트로 메일머지를 구현하는 세 가지 방법을 비교했습니다.
메일을 잘 보냈다고 끝이 아닙니다.
오히려 거기서부터가 진짜 영업의 시작이죠.
회신이 오지 않은 메일, 미팅 후 감감무소식인 건, 제안서 보내놓고 결과를 기다리는 고객.
이 사람들을 언제 다시 연락할지 기억하는 게 영업의 핵심 스킬입니다.
그런데 이 “언제 연락할지 기억하기”가 고객 수가 늘어날수록 불가능해집니다.
그래서 오늘은 구글시트만으로 팔로업 자동 알림을 만드는 방법을 정리해 드리겠습니다.
Apps Script 없이 조건부 서식과 기본 수식만으로도 충분히 구현할 수 있습니다.
팔로업이 왜 그렇게 중요한가
B2B 영업에서 계약이 한 번에 결정되는 경우는 거의 없습니다.
평균적으로 한 건의 계약까지 5~7번의 접촉이 필요하다는 게 업계 상식입니다.
첫 메일에 바로 답이 오는 고객은 생각보다 드물고, 대부분은 두 번째, 세 번째, 네 번째 연락에서 실제 대화가 시작됩니다.
문제는 이 팔로업 타이밍입니다.
너무 빨리 재촉하면 부담스러워하고, 너무 늦으면 잊혀집니다.
일반적으로 처음 접촉 후 7~10일 이내가 가장 자연스러운 재연락 시점이라고 합니다.
그런데 영업 담당자가 머릿속에 담아둘 수 있는 팔로업은 기껏해야 5~10건입니다.
고객이 100명, 200명이 되면 머리로는 관리가 불가능합니다.
달력에 하나씩 리마인더를 걸자니 고객 수만큼 일정이 쌓이고, 엑셀 파일 어딘가에 메모를 해두자니 매번 열어보지 않게 됩니다.
저는 이 문제를 시트를 열 때마다 자동으로 눈에 띄도록 해결했습니다.
고객 DB를 열면 “오늘 연락해야 할 사람”이 빨간색으로 반짝이는 거죠. 아침에 시트를 한 번만 열어도 그날의 팔로업 리스트가 바로 보입니다.
원리: 경과 일수를 계산하고, 색상으로 표시한다
구조는 단순합니다.
- 최종 연락일 필드에 마지막으로 연락한 날짜를 기록합니다
- 경과 일수 필드에서 “오늘 – 최종 연락일” 수식으로 일수를 자동 계산합니다
- 조건부 서식으로 경과 일수가 7일 이상이면 셀 배경을 빨간색으로 바꿉니다
이게 전부입니다.
Apps Script도, 트리거도, 별도 알림도 필요 없습니다.
시트를 열면 자동으로 다시 계산되기 때문에, 오늘 기준 팔로업이 필요한 고객이 늘 최신 상태로 표시됩니다.
실전 구현 — 3단계만 따라 하세요
1단계: 시트 구조 만들기
구글시트 새 파일을 열고 다음과 같이 열을 만듭니다.
| A열 | B열 | C열 | D열 | E열 | F열 |
|---|---|---|---|---|---|
| 이름 | 소속 | 이메일 | 영업단계 | 최종연락일 | 경과일수 |
최종 연락일은 반드시 날짜 형식으로 설정합니다.
[서식] > [숫자] > [날짜]를 선택하면 됩니다.
이게 텍스트 형식으로 되어 있으면 다음 단계의 수식이 작동하지 않습니다.
2단계: 경과 일수 자동 계산 수식 넣기
F2 셀(경과일수 열의 첫 번째 데이터 행)에 다음 수식을 입력합니다.
=IF(E2="";"";TODAY()-E2)이 수식이 하는 일은 간단합니다.
- E2(최종연락일)가 비어있으면 → 아무것도 표시하지 않음
- E2에 날짜가 있으면 → 오늘 날짜에서 빼서 경과 일수를 숫자로 표시
한국어 구글시트에서는 쉼표 대신 세미콜론을 씁니다.
영어권 자료를 따라 하다가 여기서 오류가 나는 경우가 많으니 주의하세요.
이 수식을 F2에 넣고 아래쪽으로 드래그해 복사하면, 모든 행에 자동으로 경과 일수가 계산됩니다.
3단계: 조건부 서식으로 색상 규칙 만들기
이제 경과 일수에 따라 색상이 바뀌도록 설정합니다.
F2부터 F1000까지(데이터가 들어갈 범위)를 선택한 뒤, [서식] > [조건부 서식]을 클릭합니다.
규칙 1: 팔로업 긴급 (7일 이상)
- 조건: “다음보다 크거나 같음”
- 값:
7 - 서식: 배경색 빨간색, 글씨 흰색
규칙 2: 팔로업 주의 (3~6일)
- 조건: “다음 사이에 있음”
- 값:
3,6 - 서식: 배경색 노란색
규칙 3: 최근 연락 (0~2일)
- 조건: “다음보다 작거나 같음”
- 값:
2 - 서식: 배경색 초록색
이렇게 3단계 색상을 걸어두면, 시트를 열 때마다 각 고객의 팔로업 상태가 한눈에 들어옵니다.
여기서 끝내지 말고, 한 단계 더
위 3단계만으로도 충분히 쓸 만합니다.
하지만 실제로 쓰다 보면 두 가지 불편함이 생깁니다.
불편함 1: 계약 성사된 고객도 빨간색으로 표시된다
이미 계약이 완료된 고객은 더 이상 팔로업이 필요 없습니다.
그런데 위 수식만으로는 영업 단계와 상관없이 경과 일수만 계산하니까, 3년 전에 계약 끝난 고객도 “1095일 경과, 빨간색”으로 표시됩니다.
이걸 해결하려면 수식을 조금 수정합니다.
=IF(OR(E2="";D2="계약성사";D2="보류");"";TODAY()-E2)OR 함수를 써서 “최종 연락일이 비어있거나, 영업 단계가 ‘계약성사’이거나, ‘보류’인 경우에는 경과 일수를 표시하지 않음”으로 바꾸는 거죠.
이렇게 하면 여전히 영업 중인 고객의 팔로업만 빨간색으로 떠오릅니다.
불편함 2: 팔로업 필요 고객만 따로 보고 싶다
고객 DB가 500명을 넘어가면, 매번 시트 전체를 스크롤하면서 빨간색만 찾는 것도 번거로워집니다.
이때는 필터 뷰를 활용합니다.
시트 상단의 깔대기 아이콘(필터 만들기)을 누르고, 경과일수 열에서 “7 이상” 조건을 걸어서 저장합니다.
이 필터 뷰를 저장해두면 한 번 클릭만으로 “지금 연락해야 할 고객”만 추려볼 수 있습니다.
아침에 업무를 시작할 때 이 필터만 한 번 적용하면, 오늘의 팔로업 리스트가 완성됩니다.
더 고도화하고 싶다면 — 자동 이메일 알림
여기까지는 “시트를 열어야 보이는” 수동 확인 방식입니다.
한 단계 더 나아가고 싶다면 매일 아침 메일로 팔로업 리스트를 받는 방식도 가능합니다.
Apps Script로 매일 오전 8시에 실행되는 트리거를 걸어두고, 경과 일수가 7 이상인 고객 리스트를 정리해 본인 이메일로 자동 발송하는 겁니다.
function sendFollowupAlert() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("고객DB");
var data = sheet.getDataRange().getValues();
var needFollowup = [];
for (var i = 1; i < data.length; i++) {
var stage = data[i][3];
var days = data[i][5];
// 계약성사/보류는 제외, 경과일수 7 이상만 추출
if (stage !== "계약성사" && stage !== "보류" && days >= 7) {
needFollowup.push(data[i][0] + "(" + data[i][1] + ") - " + days + "일 경과");
}
}
if (needFollowup.length > 0) {
var body = "오늘 팔로업이 필요한 고객:\n\n" + needFollowup.join("\n");
GmailApp.sendEmail(Session.getActiveUser().getEmail(), "[팔로업 알림] " + needFollowup.length + "건", body);
}
}이 스크립트를 저장하고 트리거 메뉴에서 “매일 오전 8시” 시간 기반 트리거로 설정해두면, 매일 아침 출근 전에 이메일로 팔로업 리스트를 받아볼 수 있습니다.
단, 이 단계는 자바스크립트 기본 지식이 있어야 편하게 커스터마이징할 수 있습니다.
코딩이 부담되신다면, 앞서 소개한 조건부 서식 + 필터 뷰 조합만으로도 실무에서는 충분합니다.
제가 쓰면서 깨달은 것
팔로업 자동화를 구현한 뒤 가장 크게 달라진 건 “까먹었다”는 변명이 사라진 것입니다.
이전에는 고객이 “지난번에 연락 주신다고 하셨는데…”라고 할 때마다 당황했습니다.
이젠 시트만 열면 누구에게 언제 연락했고, 며칠이 지났는지가 한눈에 보이니까 그런 상황이 거의 없어졌습니다.
그리고 예상 못 했던 부수 효과가 하나 있었습니다.
“먼저 연락하기”가 습관이 된 것입니다. 빨간색이 시트에 쌓이는 게 시각적으로 거슬리다 보니, 쌓이기 전에 미리 연락하게 되더라고요.
결과적으로 고객이 연락을 기다리지 않게 되고, 관계의 주도권이 자연스럽게 제 쪽으로 넘어왔습니다.
정리하며
팔로업 관리의 핵심은 복잡한 시스템이 아닙니다.
“놓치지 않는 구조”를 한 번 만들어두는 것입니다.
오늘 소개한 3단계(최종 연락일 기록, 경과 일수 수식, 조건부 서식 색상 규칙) 만 설정해 두면, 별도의 앱이나 알림 없이도 팔로업을 놓치지 않는 환경이 만들어집니다.
요약하면 이렇습니다.
- 최종 연락일을 반드시 기록하는 습관이 선행되어야 함
TODAY() - 최종연락일수식으로 경과 일수 자동 계산- 조건부 서식으로 7일/3일 기준 색상 차등 표시
- 필터 뷰로 “지금 연락할 고객”만 추출
- 여유가 있으면 Apps Script로 매일 아침 자동 이메일 발송까지
다음 글에서는 영업 활동의 큰 그림을 잡아주는 “영업 파이프라인” 개념을 다루겠습니다.
미접촉 → 메일발송 → 회신대기 → 미팅 → 제안 → 계약 성사로 이어지는 6단계 흐름을, 구글시트에서 어떻게 구조화하고 관리할 수 있는지 정리할 예정입니다.
이 글에서 설명한 팔로업 자동 알림 + 조건부 서식 + 영업 단계 연동 + 자동 메일 알림이 모두 세팅되어 있는 구글시트 CRM 템플릿이 있습니다.
수식 하나하나 직접 설정하는 시간을 아끼고 싶다면 SalesSheet을 확인해보세요. 고객 DB에 최종 연락일만 입력하면 팔로업 알림이 바로 작동합니다.
다음 글 예고: “영업 파이프라인이란? 소규모 사업자도 꼭 관리해야 하는 이유”
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