지난번에 견적을 문의했던 고객에게 다시 연락이 왔습니다.
그런데 어떤 조건을 안내했는지, 다음에 무엇을 보내기로 했는지 바로 떠오르지 않습니다.
메신저와 메모, 문서를 차례로 찾아보는 동안 상담 흐름이 끊기기 쉽습니다.
소규모 사업장에서는 고객 응대와 견적, 후속 업무를 같은 사람이 맡는 경우가 많습니다.
이때 필요한 것은 복잡한 자동화보다 지난 대화를 확인하고 다음 행동을 이어갈 수 있는 기록입니다.
기록이 있어도 흩어져 있으면 찾기 어렵습니다
고객과 나눈 내용이 메신저, 종이 메모, 파일에 나뉘어 있으면 다시 연락이 왔을 때 필요한 정보를 한 번에 보기 어렵습니다.
같은 내용을 다시 묻거나, 이미 약속한 일을 놓칠 수도 있습니다.
상담 기록을 고객별로 모아두면 이전 요청과 안내 내용을 확인한 뒤 이번 대화를 이어가기 수월해집니다.
단, 그 기록은 상담 후에 담당자가 직접 남겨야 다음에도 활용할 수 있습니다.
상담 이력을 다음 업무로 이어가는 세 단계
1. 지난 상담을 확인합니다. 고객이 이전에 무엇을 요청했고 어떤 내용을 안내받았는지 살펴봅니다. SalesBoard CRM에서는 고객별 상담 이력을 확인할 수 있습니다.
2. 이번 상담을 기록합니다. 달라진 요구사항, 새로 안내한 내용, 고객과 합의한 사항을 남겨둡니다. 예를 들어 “납기 변경 요청”이나 “수정 견적 안내”처럼 다음 상담에서 다시 확인할 내용을 적어두면 좋습니다.
3. 다음 할 일을 직접 등록합니다. 상담을 마친 뒤 “수정 견적 보내기”처럼 이어서 할 업무를 사용자가 등록하고, 할 일 목록을 확인하며 진행합니다. 고객과 약속한 후속 조치를 분명히 남기는 단계입니다.
예를 들어, 이런 흐름입니다
지난 상담 기록에는 “A 상품 견적 요청”이 남아 있습니다.
고객이 다시 연락해 납기를 변경하고 싶다고 말합니다.
담당자는 이전 안내 내용을 확인한 뒤 변경 요청을 새 상담 기록에 남기고, “수정 견적 보내기”를 다음 할 일로 등록합니다.
이렇게 하면 대화가 끝나는 순간 업무도 함께 정리됩니다.
다음에 같은 고객과 이야기할 때도 어디서부터 이어가야 할지 찾기 쉬워집니다.
1분 영상으로 확인하기
상담 이력 확인부터 다음 할 일 등록까지의 흐름을 짧은 그래픽 영상으로 만들었습니다.
실제 사용 흐름이 궁금하다면 SalesBoard CRM 데모를 살펴보세요.
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