직원 고용하면 갑자기 늘어나는 서류들

“혼자 일할 때는 이런 거 몰라도 됐는데…”

개인사업자로 혼자 사업을 하다가 처음으로 직원을 채용하면, 갑자기 해야 할 일이 쏟아집니다. 4대보험 가입, 근로계약서 작성, 원천세 신고… 하나하나가 생소하고 어렵습니다.

그중에서도 많은 대표님이 놓치는 것이 일상적인 문서 관리입니다. 근로계약서는 채용할 때 한 번 쓰면 되지만, 출근기록부는 매일 관리해야 합니다. 그런데 바쁘다 보면 “나중에 정리해야지” 하다가 몇 달이 지나고, 노동청 조사가 나오면 그때서야 허둥지둥하게 됩니다.

이 글에서는 직원을 고용한 개인사업자가 반드시 준비하고 관리해야 할 핵심 서류를 정리했습니다. 특히 출근기록부는 왜 중요하고, 어떻게 작성해야 하는지 실무적인 관점에서 자세히 다루겠습니다.

법적으로 반드시 갖춰야 할 필수 서류 5가지

직원을 고용하는 순간, 사업주에게는 여러 법적 의무가 생깁니다. 아래 5가지 서류는 규모에 관계없이 모든 사업장에서 필수입니다.

서류	관련 법규	보관 기간	미이행 시
근로계약서	근로기준법 제17조 (작성·교부), 제42조 (보관)	3년	미교부 시 벌금 500만원 이하
임금대장	근로기준법 제48조 (작성), 제42조 (보관)	3년	미작성 시 벌금 500만원 이하
출근기록부	직접 규정 없음 (단, 근로시간 기록으로서 시행령 제22조 제3호 해당 가능)조	3년	분쟁 시 사업주 불이익
4대보험 신고서류	각 보험 관련법	3년	과태료 + 소급 납부
원천징수 관련 서류	소득세법	5년	가산세

① 근로계약서

채용 시 가장 먼저 작성해야 할 서류입니다. 임금, 근로시간, 휴일, 업무 내용 등을 명시하고, 반드시 직원에게 사본을 교부해야 합니다. 교부하지 않으면 그 자체로 과태료 대상이 됩니다.

② 임금대장

매월 급여를 지급할 때 임금 항목별 금액, 공제 내역, 실지급액을 기록합니다. 엑셀로 관리해도 되고, 급여 프로그램을 사용해도 됩니다.

③ 출근기록부 (근로시간 기록)

이 글의 핵심 주제입니다. 아래 섹션에서 자세히 다루겠습니다.

④ 4대보험 신고서류

직원 채용일로부터 14일 이내에 국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험 취득신고를 해야 합니다. 4대보험 정보연계센터(4insure.or.kr)에서 한 번에 처리할 수 있습니다.

⑤ 원천징수 관련 서류

급여 지급 시 소득세와 지방소득세를 원천징수하고, 다음 달 10일까지 세무서에 신고·납부합니다. 세무사에게 위탁하는 경우에도 기초 자료(급여대장, 출근기록)는 사업주가 관리해야 합니다.

출근기록부, 왜 이렇게 중요할까?

위 서류 중에서 특히 출근기록부를 강조하는 이유가 있습니다.

급여 계산의 기초 자료

출근기록부는 단순히 “몇 시에 출근했는지” 기록하는 문서가 아닙니다. 급여 산정의 근거가 됩니다. 연장근로수당, 야간근로수당, 휴일근로수당은 모두 실제 근무시간 기록을 기반으로 계산합니다. 기록이 없으면 정확한 급여 계산 자체가 불가능합니다.

노동 분쟁 시 핵심 증거

퇴직한 직원이 “연장근로수당을 못 받았다”며 노동청에 진정을 넣는 경우가 있습니다. 이때 출근기록부가 없으면 사업주가 매우 불리한 입장에 놓이게 됩니다. 고용노동부는 사업주에게 출근기록 제출을 요구하는데, 제출할 자료가 없으면 근로자의 주장이 인정되는 경우가 많습니다.

3년 보관 의무

근로기준법 제42조에 따라, 근로시간 기록 관련 서류는 3년간 보존해야 합니다. 실무적으로는 5년 이상 보관하는 것을 권장합니다.

출근기록부 작성 시 가장 많이 하는 실수 3가지

실수 1: 대표가 직원 대신 작성한다

가장 흔하면서도 가장 위험한 실수입니다. “직원이 바쁘니까 내가 대신 적어줄게”라고 생각하기 쉽지만, 출근기록부는 반드시 근로자 본인이 작성해야 합니다.

대표가 대신 작성한 출근기록부는 분쟁 시 증거로서의 신뢰성이 크게 떨어집니다. “사업주가 자기 유리하게 작성한 것 아니냐”는 반론에 대응하기 어렵습니다.

실수 2: 나중에 한꺼번에 작성한다

“월말에 한 번에 정리하면 되지”라고 생각하면 위험합니다. 기억에 의존해서 작성하면 정확도가 떨어지고, 실제 근무시간과 다를 가능성이 높아집니다. 매일 출퇴근 시 바로 기록하는 것이 원칙입니다. 최소한 주 1회는 정리해야 합니다.

실수 3: 연장근무 기록을 빠뜨린다

정규 근무시간만 기록하고 연장근무를 기록하지 않는 경우가 많습니다. 하루 8시간을 초과하는 근무는 연장근로에 해당하며, 이를 기록하지 않으면 연장근로수당 미지급의 증거가 될 수 있습니다.

근무시간과 연장근무시간이 자동으로 계산되는 템플릿을 사용하면 실수를 줄이고 시간도 절약할 수 있습니다.

효율적인 문서관리, 이렇게 시작하세요

출근기록부뿐 아니라 출장보고서, 지출결의서 같은 실무 문서도 직원이 생기면 체계적으로 관리해야 합니다. 문서가 쌓이면 쌓일수록 “그 파일 어디 있더라?”를 반복하게 되고, 나중에 정리하려면 몇 배의 시간이 듭니다.

효율적인 문서관리의 핵심은 세 가지입니다:

• 문서번호 체계: 모든 문서에 고유번호를 부여하면 검색과 추적이 쉬워집니다 (예: BT-2026-001)
• 통일된 양식: 같은 서식을 반복 사용하면 작성 시간이 줄고, 보는 사람도 편합니다
• 자동화: 번호 생성, 근무시간 계산 등 반복 작업은 자동화하면 실수가 줄어듭니다

처음부터 완벽한 시스템을 만들 필요는 없습니다. 가장 자주 쓰는 서류 2~3종부터 양식을 통일하고, 점차 확장하면 됩니다.

마무리: 직원을 고용했다면, 오늘부터 시작하세요

직원 고용 후 문서관리를 미루는 가장 큰 이유는 “나중에 해도 되겠지”라는 생각입니다. 하지만 문서는 쌓이는 속도가 빠르고, 나중에 한꺼번에 정리하려면 몇 배의 시간과 노력이 듭니다.

오늘 이 글을 읽으셨다면, 오늘부터 출근기록부 하나만이라도 시작해보세요. 직원에게 간단한 엑셀 양식을 주고, 출퇴근 시간을 기록하게 하는 것만으로도 충분합니다. 그 작은 시작이 나중에 큰 문제를 예방해줄 것입니다.

다음 글에서는 출장보고서를 효과적으로 작성하는 방법과 실무 팁을 다루겠습니다.

---

WizardOfCode는 개인사업자와 소규모 사업장을 위한 실무 자동화 솔루션을 만듭니다.
문의사항이 있으시면 언제든 연락주세요.